你也喜歡舉辦活動嗎？你喜歡讓不可能的事情化為可能嗎？你喜歡規劃出一個完美的派對讓大家留下一個深刻的印象嗎？無論你是要舉辦一場私人派對，或是為企業舉辦行銷活動，好好學一下這一篇的技巧，你也可以成為活動規劃達人。
企業往往會輕視活動管理的重要性，一個好的活動對整合行銷來講是至關重要的。單單一個活動可以製造無數個新產品、服務，或是品牌的話題，讓你在正式上市以前就培養一群忠實粉絲。
了解活動的客群與目的
或許你已經等不及開始佈置，開始想活動內容了，但是等等，慢下來！在開始規劃細節前，我們必須先跳出來，想想這兩個問題：
- 活動的對象是誰？
包括參與人的年齡、性別、職業、婚姻狀況、收入狀況、教育狀況、宗教信仰、興趣、專業知識，以及他們彼此之間的關係是否親密。
- 活動的目的與性質為何？
是要慶祝公司上市？是要為非營利組織低調的募款？是要為單身男女聯誼？
你可以召集舉辦活動的核心團隊成員，詢問他們的意見，與他們討論這場活動的目的與成功的定義，並做相關的研究。在找出這兩個問題的答案以後，把他們當成整場活動規劃的基線。你必須確保的是你的活動反映出團隊的文化、個性以及目的。
管理活動預算
一般來說，活動都會有這四大類的開銷，根據客戶的需求給每一個環節適當的預算。
1. 場地
場地通常是整個活動最重要，也是最昂貴的部分，場地的費用包括：
- 會場以及設備的出租
- 活動規劃經理：負責整個活動的規劃以及現場的監督。
2. 交通
交通費用根據不同的活動差距甚遠，如果是來參加海外的活動，那可能非常貴，如果只是在捷運可以到的場地，那也可以非常便宜。你必須考慮到：
- 機票費用
- 飯店費用
- 簽證費用
- 當地交通費用
3. 伙食
伙食是大部分活動中必備的一環。包括：
- 食物
- 酒水
- 服務費
- 稅費
- 小費
一般外燴都是以人數報價的，但是實際每個人吃的量是不可控的，所以記得留一些緩衝的空間。
4. 其他科技產品
科技產品可以成就一場活動，也可以毀了一場活動。你可不想要講者講到一半的時候麥克風突然壞掉了吧！所以你必須給科技產品環節一個合理的預算。科技產品包括：
- 投影機
- Wifi設備
- 燈光
- 音響
- 現場技師
建議你向每一個供應商要一個紙本的報價單，方便你比價並抓預算，等拿到所有的報價單以後，你就可以檢討並做相應的調整。根據經驗，建議將最後的支出加上20%，留一些彈性的空間給未預警的支出。
預算的議價
舉辦活動不僅僅是一件好玩的事情，如果你是專門為別人舉辦活動的公司，那麽舉辦活動可以為公司帶來一筆可觀的收入，不僅如此，你可以與客戶與廠商建立良好、長久的關係。
- 場地議價
場地雖然常常是支出中最昂貴的一環，卻也是擁有最多議價空間的一項。如果你是在飯店舉辦活動，一般都會有會場租借費用，但如果你有訂購飯店的其他產品、服務，比如說飯店的自助餐或是房間，那麼就可以談一個更優惠的價格。
- 房間議價
通常，如果你一次預定大量的住房，飯店都會給出優惠的價格。你可以試探是否可有幾間升等的空間給比較重要的VIP。
場地選擇
如何選擇活動的場地？場地是整個活動最重要，也是最昂貴的一環。選擇場地的時候，你應該考量以下幾點：
- 交通
- 停車位
- 容納人數
- 最低消費
- 服務以及設備
- 活動平面圖
- 場地隔音
- 洗手間
- 費用
- 網路評價以及實體照片
交通規劃
好的交通規劃可以為賓客省去許多的麻煩，也可以避免派對被延誤。通常交通規劃有三種形式：
- 包車
當你的活動賓客多、地點公共運輸不方便或是活動時間交通繁忙的時候使用。如果你的賓客來自國外、語言不通的時候，包車去機場接他們到活動會場會是一個非常貼心的舉動。
- 計程車
計程車是一個非常方便的交通工具，你只需要確保你接送的地方有足夠的計程車。你可不希望賓客排隊等著上車等好幾個小時。會場通常都會與當地的計程車公司有協議，所以可以適時的請會場人員幫忙。
- 共享計程車
像是Uber或是Lyft等的共享計程車也是非常方便的。但是你必須確保當地是有開放共享計程車的（有些國家或城市禁止），也要有網路。
食物飲品準備
食物飲品是整個派對畫龍點睛的重要部分，你必須準備完美的派對菜單，以及剛剛好的酒水飲料。
食物的準備會根據賓客的喜好、主題的設定以及會場的設置而有所不同。如果以一人一道的上菜模式來說，簡易的菜單包括：主餐＋澱粉主食＋蔬菜＋甜點。
而飲料的準備則大約是：
科技產品的準備
- 電力以及網路
你必須確保活動中的所有科技產品都能正常運轉，除此之外，你需要考量到當這些設備不能運轉時候的備案。你也必須確保現場的電力是足以提供給所有設備使用的。如果你會需要用到Wifi來做簡報，那麼要設想是否需要控制賓客連接到wifi的量，如果太多人連到同一個wifi的話，可能會導致lag。那麼你可能就需要增加網路的流量速度，或是與場地提供者商議提供多個路由器。
- 燈光
燈光是非常重要的，它可以改變整個活動的氛圍。如果活動現場有很多自然光，對於要舉辦社交活動或是團康活動的人來說是件好事，但是如果你是要做簡報的話，那麼就會是一個大障礙了。事先做好場勘，看看現場的環境是否符合需求，有哪裡可以做調整讓整個活動的氣氛更好。
- 聲音
聲音設備包括你要用來放音樂的音響，或是用來講話的麥克風。建議可以多準備一兩隻麥克風以備不時之需。你還需要考量到會場附近是否會有噪音干擾，比如說是否臨近繁忙的馬路幹道，或是緊鄰另一場活動。如果你的活動是需要賓客專心的話，這些都會是嚴重的干擾。
- 現場的技師
現場的技術人員在有突發狀況的時候是非常重要的，雖然你已經備好以上的科技產品，但往往現場的狀況千變萬化，有一個可以在現場幫你解決的技師是最方便的，特別是當你租借別人的場地，對環境不太熟悉的時候。
客製化禮物
客製化禮物是會讓賓客印象非常深刻的。如果你有足夠的時間與預算，你就可以提前準備這個小驚喜，絕對會是整場活動的加分。但是記得，一定要留足夠的時間，因為廠商通常需要時間來準備。
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