訂定場地大方向
通常客戶對於場地會有一個大概的想法， 如果沒有的話，你可以與客戶進行討論，透過活動的性質來決定場地的方向。是要找尋戶外的場地？市中心的會議室？還是高級餐廳？還不知道要選擇什麼樣的場地，看看12種活動場地的類型。
在確定大方向以後，你就可以根據活動的對象以及性質來做一些深入的場地研究。
你應該要知道：
- 活動的主要參與人
- 活動的目的
如果活動是要為大公司的高層經理人舉辦一場慶祝會，且他們有足夠的預算，那麼就選一個感覺奢華、特別的場地，或許是一個可以看到海景的五星級飯店？
如果是要為一個剛出道的年輕作家舉辦一場新書發表會，那麼在市中心有格調的DJ酒吧或許是一個好選擇。
你所選擇的地方應該要符合你所需要的環境與氛圍，不要試著把一個圖書館改造成夜店，因為不僅耗時費力，成果不一定會達到需求。
調查場地
在找到大方向以後，你就要開始細查各個場地，你需要考量到以下幾點：
- 交通
交通是一個非常重要、卻常常被忽略的一個要素。你需要思考賓客是否可以方便的到達活動場地？是要乘坐大眾運輸嗎？還是要乘坐計程車？如果乘坐計程車的話，是否有足夠的繼承車來承載活動的人數？如果沒有方便的交通工具的話，是否要包巴士或是車子接送？如果有許多外地來的賓客的話，是否要辦在高鐵站或是火車站的附近？如果抵達場地的交通時間很長的話，便會影響到活動的時常以及預算。
- 停車位
如果離大眾交通運輸較遠的話，那麼需要考量場地或場地附近是否有足夠的停車場。你可以再活動當天試著訂下附近的停車場，並把這個成本加在活動票價中，或是給賓客加購停車的選項。或許你也可以跟台灣大車隊、Uber等計程車公司談合作的優惠價格。
- 容納人數
你必須事先詢問場地的大小以及容納人數，確保賓客有足夠且舒適的空間。
- 最低消費
如果場地有低消的限制，你可以以你的過往經驗判斷你的活動是否會符合低消。如果超過低消很多的話，那麼你就有空間可以跟廠商談一些優惠，看看他們是否可以提供額外的服務，比如說免費的無線網路等等。
- 服務以及設備
你必須確保場地有你需要的設備，是否有符合需求的桌椅？是否有廚房提供餐點？如果你需要叫外燴的話，那麼是否符合場地的規範？是否有清潔人員可以幫忙設置或是整理場地？是否有投影機、音響等設備？
- 活動平面圖
可以向廠商索取平面圖來規劃活動的空間，你可以大概想一下大概會有哪些活動？你會需要什麼樣的設施？賓客的動向大概會是什麼樣子？櫃檯要擺在哪裡？舞台要放在哪裡？這些都會是你決定場地的重要要素。
- 場地的隔音
如果你的活動是辦在晚上的話，那麼隔音便是一個重要的考量。低天花板的場地或許會比較溫馨，但是當人多的時候便會相當吵雜。但相反的，過大的場地會有回音，如果是座談會或是演講的話，就不一定是好選擇。
- 洗手間
如果活動時長長的話，洗手間是一個必要的設施。如果場地沒有提供洗手間的話，那麼你應該事先找找離場地走路距離的公共廁所，並且事先確定活動當天是可以使用的。
- 費用
最後，也是最重要的，你必須確保場地的費用在預算內。別忘了，如果你一次訂購多項服務，或是費用較可觀的話，可以與廠商商量提供優惠或是額外的增值服務。
- 場地評價
在考量了以上這些硬體以後，你可以上網參考別的用戶對場地的評價以及照片。有時候，一個場地官方拍的冠冕堂皇，但是真的舉辦活動的時候又是另一回事了。如果可以，建議還是要去現場看看環境。
預定場地
如果是大型活動，通常建議在四到六個月前就定好場地，這樣才有足夠的時間去規劃其他的細節以及行銷活動。你可以先想好兩到三個活動日期的選項並準備一份適合的場地清單，然後再一一詢問是否在指定日期開放預訂。提前預訂通常也可以拿到優惠的價格。
推薦文章：
- 活動規劃系列｜是哪8款好喝的派對調酒，一喝就停不下來呢？教你如何DIY調酒！
- 活動規劃系列｜派對要準備多少飲料酒水才夠呢？教你如何計算供應量！
- 活動規劃系列｜怎麼訂定派對菜單？讓賓客留下好印象的派對食物
- 網路行銷｜2019你還不知道的最強大「聯盟行銷」策略：什麼是聯盟行銷？怎麼開始？
- 四種每日養腦激發創意的小活動
- 你好，我是「哈利熊」
