隨著公司運用外包團隊的機會增加，產品經理與外包團隊處於不同地點甚至不同時區的情況越來越常見，例如現在有很多軟體開發就會外包給遠在印度的外包團隊。
當產品經理與外包團隊不在同一個地點時，將增加雙方溝通的難度。
溝通不良所產生的問題可能會導致產品開發進度落後，團隊士氣遭受打及，甚至整體算下來，外包的成本反而高於內部團隊開發的成本，這樣運用外包就失去了原本的意義。
應該如何才能加強異地外包團隊與產品經理之間溝通的效率呢？
管理異地外包團隊重點
一、提供完善的說明文件
當與異地外包團隊協作，語言、文化、時差都會增加溝通的難度，因此提供完善的說明文件就相當重要。
假如公司本身無法確定需要外包團隊做些什麼，或是常常改變需求的內容，只會讓異地的外包團隊疲於奔命，白費力氣，造成災難性的結果。
尤其當外包團隊的與本地人員使用不同的母語時，更有賴於精確的說明文件，建議在發出說明文件前，找熟悉雙方母語及文化的人幫忙檢查文件內容，確認是否各項工作需求都有清楚的陳述。
二、建立與外包團隊固定的溝通窗口
本地的團隊在對工作內容有疑問時（例如接收到兩個上級人員互相矛盾的指令），比較容易尋求上級意見來確定解決方案，然而異地外包團隊有時可能不知道要找誰做最後的定案，造成工作進度延宕，甚至更糟的情況是外包團隊憑自己的理解與猜測進行工作，當發現問題時已錯過最佳的解決時機。
因而，最好有一個統一的聯絡窗口，當外包團隊有任何疑問時，可以請該名專員進行協調整合。當然不一定所有的溝通事項都要由此人完成，而是由該專員統籌釐清所有的疑問事項，讓外包團隊能清晰的知道該如何進行下一步的工作。
當然最好能創造面對面的交流機會，這樣有助於快速釐清可能的疑問事項。例如交換人員就是一種常見的方法，讓外包團隊的主要成員來本地與產品經理一起協作，或是讓產品經理到異地一段時間與外包團隊進行協作等等。
三、確定外包團隊的工作量極限
在與外包團隊合作時，最好能了解對方能夠承接的工作量，這點不管是在管理外包團隊還是內部團隊時都適用。
相信有外包經驗的公司最怕就是碰到外包團隊抱怨：「指定的工作我們無法在規定的時間內完成」，以公司拓展業務的角度而言，這樣的情況相當致命，一旦陷入這種情況，可能會造成客戶快速流失給競爭對手。
這在高科技業界尤其明顯，例如過去網景與微軟進行瀏覽器大戰時，網景在技術上沒有辦法保持一定的領先，最後輸掉這場戰役。
一旦產生這種窘境，工作團隊往往被認為須負起絕大部分的責任，但管理團隊其實也是責無旁貸。
所有團隊的工作能量都存在極限，一旦需要實現的內容超過這個極限，將沒有辦法及時推出新的產品來滿足不斷變化的用戶需求，進而造成無法挽回的結果。
也許管理團隊認為增加一個小修改不會花多少時間，但是實際花費的時間可能比想像中多，如果這時沒有備案，只能眼睜睜看著客戶投靠競爭對手而乾著急。
隨著公司的增長，自然需要越來越多工作量的投入，因此掌握好外包團隊的工作量，避免將過度的需求委任給外包團隊，才是防範未然的作法。
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