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活動規劃系列|如何舉辦一場成功的派對與活動?活動規劃師都應該知道的基本功

如何舉辦一場成功的派對與活動?
如何舉辦一場成功的派對與活動?

你也喜歡舉辦活動嗎?你喜歡讓不可能的事情化為可能嗎?你喜歡規劃出一個完美的派對讓大家留下一個深刻的印象嗎?無論你是要舉辦一場私人派對,或是為企業舉辦行銷活動,好好學一下這一篇的技巧,你也可以成為活動規劃達人。

企業往往會輕視活動管理的重要性,一個好的活動對整合行銷來講是至關重要的。單單一個活動可以製造無數個新產品、服務,或是品牌的話題,讓你在正式上市以前就培養一群忠實粉絲。

了解活動的客群與目的

了解活動的客群與目的
了解活動的客群與目的

或許你已經等不及開始佈置,開始想活動內容了,但是等等,慢下來!在開始規劃細節前,我們必須先跳出來,想想這兩個問題:

  • 活動的對象是誰?

包括參與人的年齡、性別、職業、婚姻狀況、收入狀況、教育狀況、宗教信仰、興趣、專業知識,以及他們彼此之間的關係是否親密。

  • 活動的目的與性質為何?

是要慶祝公司上市?是要為非營利組織低調的募款?是要為單身男女聯誼?

你可以召集舉辦活動的核心團隊成員,詢問他們的意見,與他們討論這場活動的目的與成功的定義,並做相關的研究。在找出這兩個問題的答案以後,把他們當成整場活動規劃的基線。你必須確保的是你的活動反映出團隊的文化、個性以及目的。

管理活動預算

活動預算四大環節
活動預算四大環節

一般來說,活動都會有這四大類的開銷,根據客戶的需求給每一個環節適當的預算。

1. 場地

場地通常是整個活動最重要,也是最昂貴的部分,場地的費用包括:

  • 會場以及設備的出租
  • 活動規劃經理:負責整個活動的規劃以及現場的監督。

2. 交通

交通費用根據不同的活動差距甚遠,如果是來參加海外的活動,那可能非常貴,如果只是在捷運可以到的場地,那也可以非常便宜。你必須考慮到:

  • 機票費用
  • 飯店費用
  • 簽證費用
  • 當地交通費用

3. 伙食

伙食是大部分活動中必備的一環。包括:

  • 食物
  • 酒水
  • 服務費
  • 稅費
  • 小費

一般外燴都是以人數報價的,但是實際每個人吃的量是不可控的,所以記得留一些緩衝的空間。

4. 其他科技產品

科技產品可以成就一場活動,也可以毀了一場活動。你可不想要講者講到一半的時候麥克風突然壞掉了吧!所以你必須給科技產品環節一個合理的預算。科技產品包括:

  • 投影機
  • Wifi設備
  • 燈光
  • 音響
  • 現場技師

建議你向每一個供應商要一個紙本的報價單,方便你比價並抓預算,等拿到所有的報價單以後,你就可以檢討並做相應的調整。根據經驗,建議將最後的支出加上20%,留一些彈性的空間給未預警的支出。

預算的議價

預算的議價
預算的議價

舉辦活動不僅僅是一件好玩的事情,如果你是專門為別人舉辦活動的公司,那麽舉辦活動可以為公司帶來一筆可觀的收入,不僅如此,你可以與客戶與廠商建立良好、長久的關係。

  • 場地議價

場地雖然常常是支出中最昂貴的一環,卻也是擁有最多議價空間的一項。如果你是在飯店舉辦活動,一般都會有會場租借費用,但如果你有訂購飯店的其他產品、服務,比如說飯店的自助餐或是房間,那麼就可以談一個更優惠的價格。

  • 房間議價

通常,如果你一次預定大量的住房,飯店都會給出優惠的價格。你可以試探是否可有幾間升等的空間給比較重要的VIP。

場地選擇

如何選擇活動的場地?場地是整個活動最重要,也是最昂貴的一環。選擇場地的時候,你應該考量以下幾點:

  • 交通
  • 停車位
  • 容納人數
  • 最低消費
  • 服務以及設備
  • 活動平面圖
  • 場地隔音
  • 洗手間
  • 費用
  • 網路評價以及實體照片

交通規劃

好的交通規劃可以為賓客省去許多的麻煩,也可以避免派對被延誤。通常交通規劃有三種形式:

  • 包車

當你的活動賓客多、地點公共運輸不方便或是活動時間交通繁忙的時候使用。如果你的賓客來自國外、語言不通的時候,包車去機場接他們到活動會場會是一個非常貼心的舉動。

  • 計程車

計程車是一個非常方便的交通工具,你只需要確保你接送的地方有足夠的計程車。你可不希望賓客排隊等著上車等好幾個小時。會場通常都會與當地的計程車公司有協議,所以可以適時的請會場人員幫忙。

  • 共享計程車

像是Uber或是Lyft等的共享計程車也是非常方便的。但是你必須確保當地是有開放共享計程車的(有些國家或城市禁止),也要有網路。

食物飲品準備

食物飲品是整個派對畫龍點睛的重要部分,你必須準備完美的派對菜單,以及剛剛好的酒水飲料

食物的準備會根據賓客的喜好、主題的設定以及會場的設置而有所不同。如果以一人一道的上菜模式來說,簡易的菜單包括:主餐+澱粉主食+蔬菜+甜點。

食物的準備
食物的準備

飲料的準備則大約是:

飲料的準備
飲料的準備

科技產品的準備

科技產品的準備
科技產品的準備
  • 電力以及網路

你必須確保活動中的所有科技產品都能正常運轉,除此之外,你需要考量到當這些設備不能運轉時候的備案。你也必須確保現場的電力是足以提供給所有設備使用的。如果你會需要用到Wifi來做簡報,那麼要設想是否需要控制賓客連接到wifi的量,如果太多人連到同一個wifi的話,可能會導致lag。那麼你可能就需要增加網路的流量速度,或是與場地提供者商議提供多個路由器。

  • 燈光

燈光是非常重要的,它可以改變整個活動的氛圍。如果活動現場有很多自然光,對於要舉辦社交活動或是團康活動的人來說是件好事,但是如果你是要做簡報的話,那麼就會是一個大障礙了。事先做好場勘,看看現場的環境是否符合需求,有哪裡可以做調整讓整個活動的氣氛更好。

  • 聲音

聲音設備包括你要用來放音樂的音響,或是用來講話的麥克風。建議可以多準備一兩隻麥克風以備不時之需。你還需要考量到會場附近是否會有噪音干擾,比如說是否臨近繁忙的馬路幹道,或是緊鄰另一場活動。如果你的活動是需要賓客專心的話,這些都會是嚴重的干擾。

  • 現場的技師

現場的技術人員在有突發狀況的時候是非常重要的,雖然你已經備好以上的科技產品,但往往現場的狀況千變萬化,有一個可以在現場幫你解決的技師是最方便的,特別是當你租借別人的場地,對環境不太熟悉的時候。

客製化禮物

客製化禮物
客製化禮物

客製化禮物是會讓賓客印象非常深刻的。如果你有足夠的時間與預算,你就可以提前準備這個小驚喜,絕對會是整場活動的加分。但是記得,一定要留足夠的時間,因為廠商通常需要時間來準備。

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