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活動規劃系列|原來活動、派對場地要這樣選!搞定舉辦活動中最重要的環節

如何選擇活動或派對的場地?
如何選擇活動或派對的場地?

訂定場地大方向

通常客戶對於場地會有一個大概的想法, 如果沒有的話,你可以與客戶進行討論,透過活動的性質來決定場地的方向。是要找尋戶外的場地?市中心的會議室?還是高級餐廳?還不知道要選擇什麼樣的場地,看看12種活動場地的類型

12種活動場地的類型
12種活動場地的類型

在確定大方向以後,你就可以根據活動的對象以及性質來做一些深入的場地研究。

你應該要知道:

  • 活動的主要參與人
  • 活動的目的
選擇活動場地
選擇活動場地

如果活動是要為大公司的高層經理人舉辦一場慶祝會,且他們有足夠的預算,那麼就選一個感覺奢華、特別的場地,或許是一個可以看到海景的五星級飯店?

如果是要為一個剛出道的年輕作家舉辦一場新書發表會,那麼在市中心有格調的DJ酒吧或許是一個好選擇。

你所選擇的地方應該要符合你所需要的環境與氛圍,不要試著把一個圖書館改造成夜店,因為不僅耗時費力,成果不一定會達到需求。 

調查場地

在找到大方向以後,你就要開始細查各個場地,你需要考量到以下幾點:

選擇場地的要素
選擇場地的要素
  • 交通

交通是一個非常重要、卻常常被忽略的一個要素。你需要思考賓客是否可以方便的到達活動場地?是要乘坐大眾運輸嗎?還是要乘坐計程車?如果乘坐計程車的話,是否有足夠的繼承車來承載活動的人數?如果沒有方便的交通工具的話,是否要包巴士或是車子接送?如果有許多外地來的賓客的話,是否要辦在高鐵站或是火車站的附近?如果抵達場地的交通時間很長的話,便會影響到活動的時常以及預算。 

  • 停車位

如果離大眾交通運輸較遠的話,那麼需要考量場地或場地附近是否有足夠的停車場。你可以再活動當天試著訂下附近的停車場,並把這個成本加在活動票價中,或是給賓客加購停車的選項。或許你也可以跟台灣大車隊、Uber等計程車公司談合作的優惠價格。

  • 容納人數

你必須事先詢問場地的大小以及容納人數,確保賓客有足夠且舒適的空間。

  • 最低消費

如果場地有低消的限制,你可以以你的過往經驗判斷你的活動是否會符合低消。如果超過低消很多的話,那麼你就有空間可以跟廠商談一些優惠,看看他們是否可以提供額外的服務,比如說免費的無線網路等等。

  • 服務以及設備

你必須確保場地有你需要的設備,是否有符合需求的桌椅?是否有廚房提供餐點?如果你需要叫外燴的話,那麼是否符合場地的規範?是否有清潔人員可以幫忙設置或是整理場地?是否有投影機、音響等設備?

  • 活動平面圖

可以向廠商索取平面圖來規劃活動的空間,你可以大概想一下大概會有哪些活動?你會需要什麼樣的設施?賓客的動向大概會是什麼樣子?櫃檯要擺在哪裡?舞台要放在哪裡?這些都會是你決定場地的重要要素。

  • 場地的隔音

如果你的活動是辦在晚上的話,那麼隔音便是一個重要的考量。低天花板的場地或許會比較溫馨,但是當人多的時候便會相當吵雜。但相反的,過大的場地會有回音,如果是座談會或是演講的話,就不一定是好選擇。

  • 洗手間

如果活動時長長的話,洗手間是一個必要的設施。如果場地沒有提供洗手間的話,那麼你應該事先找找離場地走路距離的公共廁所,並且事先確定活動當天是可以使用的。

  • 費用

最後,也是最重要的,你必須確保場地的費用在預算內。別忘了,如果你一次訂購多項服務,或是費用較可觀的話,可以與廠商商量提供優惠或是額外的增值服務。

  • 場地評價

在考量了以上這些硬體以後,你可以上網參考別的用戶對場地的評價以及照片。有時候,一個場地官方拍的冠冕堂皇,但是真的舉辦活動的時候又是另一回事了。如果可以,建議還是要去現場看看環境。

預定場地

選擇場地的完成清單
選擇場地的完成清單

如果是大型活動,通常建議在四到六個月前就定好場地,這樣才有足夠的時間去規劃其他的細節以及行銷活動。你可以先想好兩到三個活動日期的選項並準備一份適合的場地清單,然後再一一詢問是否在指定日期開放預訂。提前預訂通常也可以拿到優惠的價格。

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