無論你的事業心有多強,你往往還是會碰到這樣的日子:早上喝了咖啡,但依然覺得非常倦怠。那你不妨檢視一下你的工作習慣,可能現在的工作模式並不是你最有效率的方式。

卡森.泰特在2015年出版的《工作簡化術》歸納出四種生產力風格的個性心理測驗。她認為每個人思考、學習、溝通、處理信息以及做決定的方式都深深的影響了我們的個人生產效率(personal productivity)。而每個人都有自己習慣處理任務的風格,沒有任何一種提高效率的方式可以適用於所有人。因此,了解自己的生產力風格能讓你更有效率地管理你的工作與生活,並更有效率地達成目標。

根據Teamwork網站在2016年進行的一項心理測驗調查發現:41%的人是規劃者、29%的人是排序者、18%的人是想像者、12%的人是協商者。如果你從事的是設計類工作,那麼很有可能你是屬於想像型。如果你從事的是虛擬秘書相關的工作,那麼你有可能屬於排序型或規劃型。雖然有時候人們會體現出多種的風格,但你會有一個主要風格。

了解自己的風格,你便能分析自己擅長什麼樣的工作,懂得如何發揮自己的長處提高效率,或提醒自己可能會忽略的東西。

如果你無法確定你是哪種風格,你可以點這裡進行心理測驗

四種生產力風格

心理測驗結果一:排序者(Prioritizer)

心理測驗結果一:排序者(Prioritizer)
心理測驗結果一:排序者(Prioritizer)

優先者在事實的基礎上,以邏輯、分析、數據以及理性的方式思考。

他們重視有效地利用時間,會在事前確認每個工作所需花費的時間,並以其來規劃他們的工作時程。他們會將工作進行優先排序,從能提供最高價值的工作下手來達成他們的目標。他們喜歡批判性的分析、喜歡直接提問,談話通常簡短且切中要點。

心理測驗結果二:規劃者(Planner)

心理測驗結果二:規劃者(Planner)
心理測驗結果二:規劃者(Planner)

比起排序者喜歡對各項任務進行思考及排序,規劃者較重視執行任務的過程。

規劃者是細節導向的人,能有條不紊的制定計畫表,詳細的安排、規劃、組織、排序,並明列出接下來的行動。他們往往喜歡用日曆、待辦清單等規劃工具。在溝通上習慣更精確、謹慎地表述,也擅長發現別人無法發現的小錯誤。

心理測驗結果三:協商者(Arranger)

心理測驗結果三:協商者(Arranger)
心理測驗結果三:協商者(Arranger)

與排序者相反,安排者較會用感性、情緒以及直覺判斷作為他們的思維基礎。

他們是天生的溝通者,是最能夠支持他人、團隊合作的角色。他們可以很容易的看出他人的強項在哪裡,並且能夠協調團隊氣氛。他們善於人際溝通和說服,熱愛與他人互動。在溝通上,喜歡用故事、例子來表達自己。

心理測驗結果四:想像者(Visualizer)

心理測驗結果四:想像者(Visualizer)
心理測驗結果四:想像者(Visualizer)

視覺者則是直觀的、創新導向的人。

他們具有能集合不同元素的超強能力。他們能夠在壓力下怡然自得的工作,且會在沒有東西讓他們解決的時候感到無聊。他們會用一個更寬廣的角度去看待問題,所以往往能將不同的想法建立起聯繫。他們很適合整合一些零散的點子,並將其變成一個充滿創意的項目。

通過心理測驗確立你的主要生產力風格以後,這裡提供一些讓你能提高做事效率的方式。

找出你的巔峰工作時段

無論你是屬於哪種生產力風格,泰特建議每個人先找出自己工作的巔峰時段,你可以問問自己,哪個時間點你的頭腦是最清楚的?有些人可能在早上;而也有些人可能是夜貓族,越晚越清醒;或也有些人可能在清晨以及傍晚的時候覺得清醒,而中間的時候能量較弱。

你可以根據你的巔峰工作時段來安排工作。如果你是早上最清醒的人,那麼你可以把一些較艱難的工作安排在早上,例如說製作網頁、設計圖稿;而到了比較低能量的下午時段,你可以用來做一些比較不耗腦力的工作,例如說寄發郵件、找資料、回覆客戶電話。

規劃你的工作日

泰特建議做「大腦處理」(brain dump),清空腦中那些要做的麻煩小瑣事,你才能將精力集中在真正重要的事情上面。

如果你是排序者,建議你小區間的安排出「不被打擾的時段」,如每20分鐘或半小時。如果你是規劃者,那你可以大區間的安排出時間,並且將每一塊時間當成迷你任務看待。如果你是協商者或想像者,你可以用主題來規劃你的一天,比如將事務分為創建性、構思性、管理性來安排。

打造理想的工作空間

泰特認為空間會影響我們的工作方式,所以必須打造出一個讓你更容易達到期望行為的工作環境。

如果你是想像者,新穎且多元的環境下將會激發你的想像力。你可以考慮去共同工作空間或是咖啡店,你也可以將你的工作空間打造的充滿視覺張力,譬如加一些鮮豔的色彩、在牆上放一些你最愛的畫家的作品,或是你喜愛的名言。

如果你是規劃者,打造一個有條有理的空間,在桌上放置一些規劃表和代辦事項列表。

如果你是排序者,那麼開始工作時,你必須先著重於完成最重要的兩三件事情,你可以在前一天睡覺前就把它們寫下來。

協商者則可能會發現他們在獨自工作時較常處處碰壁,那麼可以考慮去共同工作空間,或是必須打造一個舒適的空間,在桌上最剛好的位置放置植栽與文具。

無論你做什麼,你必須要明確標定工作與休息的空間,這對在家工作的自由工作者來講格外重要。 

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